Gestión del tiempo

Para ser eficiente:

• Definir objetivos e ir a por ellos evitando la procrastinación.
• Gestionar los ladrones de tiempo, especialmente los tecnológicos.
• Priorizar en función de los objetivos y aprender a decir que no con asertividad.
• Planificar conforme a las prioridades y actuar en consecuencia.

El principio fundamental para una buena gestión del tiempo es “saber jerarquizar la importancia de cada asunto a fin de concederle el correspondiente grado de prioridad en su ejecución”. Y, ¿cómo puedes conseguirlo?

Como primera premisa para gestionar bien el tiempo, debes hacer las cosas bien a la primera.

Beneficios de una adecuada gestión del tiempo:

• Te ayuda a organizarte mejor
• Evita que te distraigas en asuntos que no te ayudan a lograr los objetivos
• Te ayuda a superar ladrones de tiempo
• Te orienta en lo que es importante en cada momento
• Optimiza tu tiempo de trabajo para que consigas más tiempo libre
• Te permite mantener la rutina de trabajo, creando unos hábitos que podrás aplicar posteriormente en otras situaciones profesionales.
• Te ahorra invertir tiempo en tareas poco productivas
• Reduce el estrés de la acumulación de tareas y la limitación de tiempo para hacerlas.

• Permite lograr los objetivos con menor esfuerzo.
• Transmite una imagen profesional.
• Evita centrarse en aspectos accesorios o irrelevantes.
• Ayuda a planificarse mejor y planificar también al equipo.
• Permite poder comprometerse con terceras personas en el cumplimiento de plazos.
• Permite tener criterio para decir que no a las propuestas o encargos.
• Se es más feliz y se vive con más tranquilidad

• Situación: Si no puedes hacer una actividad prioritaria porque no tienes todos los recursos necesarios, no te preocupes por ella, pero procura obtener los recursos para realizarla en un futuro. Por ejemplo, no tener conexión de Internet para enviar CV.
• Tiempo disponible: Si tienes 5 minutos, no empieces una tarea que te llevará 2 horas; aprovecha para hacer una tarea que te lleve menos de 5 minutos.
• Energía disponible: Puede ocurrir que notes cansancio o desánimo; entonces, puede ser recomendable no hacer las tareas importantes y hacer alguna tarea sencilla.

Para priorizar correctamente debes:

• Definir las tareas relevantes en un listado y establecer un tiempo de dedicación a cada una de ellas.
• Determinar el orden de ejecución de las tareas en función del tiempo disponible y los criterios de importancia y urgencia de cada tarea.
• Tener en cuenta la energía disponible para afrontar la tarea.

Causas por las que se pierde el tiempo:

• Hábitos inadecuados
• Orientación ineficaz de esfuerzos
• Falta de determinación de objetivos y prioridades
• Falta de planificación
• Actitud negativa ante determinadas tareas
• Desmotivación personal

“El tiempo, en parte nos lo roban; otros nos lo quitan; y el que queda, lo perdemos sin darnos cuenta” - Séneca

Los ladrones del tiempo son malos hábitos que adquiriste o que sufres diariamente y que condicionan, para mal, tus decisiones y la gestión de tu tiempo.

• Te permite detectar aquellos aspectos que hacen disminuir tu productividad.
• Te ayuda a saber determinar qué tareas sin imprescindibles, importantes y cuáles no.
• Te facilita una mejor planificación.
• Te ahorra tiempo.
• Te permite centrar tus esfuerzos y atención.
• Es fundamental para marcar límites con tus compañeros y clientes.
• Te evita trabajar más horas de las necesarias.
• Posibilita que ordenes tu día y tus tareas.

• Identificar aquellos “ladrones” que más te afectan: Valora cuáles dependen de ti y cuáles de terceros.
• Cambiar la manera en la que afrontas estas situaciones: Piensa en alternativas de actuación a la hora de enfrentarte a los ladrones del tiempo que sean distintas a lo que has hecho hasta ahora. Sigue las recomendaciones anteriores y aplica alguna de ellas.
• Superar la pereza y la desidia: Depende de ti ser más eficiente. Evita retrasar las cosas y aumenta tu proactividad a la hora de mejorar tu rendimiento personal.

• Te permite conseguir tus objetivos.
• Ahorras tiempo.
• Se es más eficiente.
• Dispones de más tiempo libre.
• Ayuda a centrar los esfuerzos y atención en los asuntos más importantes.
• Evita hacer trabajos en balde.
• Evita distracciones que te desvíen de tu objetivo.

• Controlar tu estado de ánimo: Desecha los pensamientos negativos y potencia estados positivos: la automotivación, la autoestima, la perseverancia y el entusiasmo.
• Mirar hacia delante: Supera el esfuerzo inicial y adáptate a las nuevas circunstancias: de nada sirve lo que queda atrás.
• Centrarse en el próximo objetivo: Para llegar al futuro deseado que has de recorrer el presente: comienza por el primer paso.
• Trabajar y esforzarse: Evita excusas, supera los obstáculos y sigue adelante: nada se consigue sin trabajo y esfuerzo.

Contar con una agenda te ayudará a:

• No olvidar nada.
• Estructurar y reestructurar tus obligaciones de forma más objetiva.

Los expertos afirman que es conveniente realizar una agenda diaria y otra semanal.

Regla VOI:

• Define un verbo de acción.
• Determina un objeto concreto que quieras conseguir.
• Establece una serie de indicadores que permitan medir si estás consiguiendo tu objetivo y en qué grado.

1. Considera tu tiempo como algo valioso y no lo desperdicies
2. Analiza todas y cada una de tus tareas a realizar y determina el tiempo disponible y necesario para realizarlas.
3. Determina cuáles son tus objetivos para saber qué actividades son prioritarias.
4. Ten en cuenta criterios de priorización de tareas según tu energía, tiempo disponible, importancia de la actividad y dependencia de terceros para realizarla.
5. Aprovecha las nuevas tecnologías para registrar tus actividades y marcar las prioridades.
6. Identifica cuáles son tus “ladrones del tiempo” y ten claro cuáles dependen de ti y cuáles no.
7. No esperes que otros te resuelvan la situación. Tú eres el máximo responsable de sacarla adelante y de superar todos los obstáculos que se presenten.
8. Evita estar todo el día “colgado” del teléfono o de Internet.
9. Utiliza las redes sociales y las herramientas a tu disposición para optimizar el tiempo en la búsqueda de ofertas y oportunidades laborales.
10. Dedica tu tiempo a asuntos provechosos para ti. Racionaliza tu ocio y tus horas de televisión.

Un estudio de la Universidad de California explica que las personas adquieren un estado de concentración o de mayor enfoque en sus tareas alrededor de las 11 de la mañana; también se dan algunos picos de eficacia justo antes de la comida.

¿Sabes cuánto tarda una persona en recuperar la concentración en lo que estaba haciendo tras una interrupción de 3 minutos? 23 minutos.

¿Sabes cada cuánto tiempo deberías hacer una pausa para ser más eficiente? Según Tony Schwartz, autor del libro 'The way we’re working isn’t working', cada 90 o 120 minutos.

¿Sabes cuánto tiempo dedica de media una persona a actividades improductivas a lo largo del día? Entre 2 y 3 horas diarias.

¿Sabes cuál es el mejor día de la semana para buscar empleo en las redes sociales? ¿Y el peor? Según un estudio elaborado por el portal de empleo Bright, el mejor día para buscar trabajo es el lunes y el peor día el sábado.

Cada día tienes 1.440 minutos que se pierden cuando finaliza. Puedes regalarlos, malgastarlos, usarlos para divertirte o usarlos en algo provechoso. ¿Qué decides? Depende de ti.

• Motivación para el éxito: El tiempo pasa: vídeo de motivación.